Cahier des charges d'un logiciel de gestion BTP : modèle et critères

1. Décrire l'entreprise et les utilisateurs

Indiquez vos corps de métier, le nombre de personnes au bureau et sur le terrain, le nombre de chantiers menés en même temps et votre type de clientèle (particuliers, syndics, entreprises, collectivités). Ces éléments déterminent le prix (souvent calculé par utilisateur) et les écrans dont vous aurez besoin.

• Qui fait les devis et les factures ?
• Qui organise le planning ?
• Les compagnons doivent-ils pointer depuis leur téléphone ?
• Travaillez-vous avec des sous-traitants qui doivent voir une partie des informations ?

2. Lister les besoins par étape du chantier

Suivez le chemin d'un chantier, du premier appel au paiement, et notez à chaque étape ce que l'outil doit faire.

• Prospect et client : fiche, historique, relances.
• Devis : bibliothèque d'ouvrages par métier, sections, TVA 5,5 / 10 / 20 %, acomptes, signature en ligne.
• Chantier : statut, dates, documents, photos, journal, réserves et PV de réception.
• Planning : affectation des équipes par demi-journée, alertes de double affectation, absences.
• Pointage : heures réelles, position GPS au pointage, export pour la paie.
• Facturation : situations, factures d'acompte, avoirs, relances des impayés.

3. Les critères obligatoires en 2026

Certains critères ne se négocient pas, car ils découlent de la loi. Exigez une réponse écrite de l'éditeur sur chacun.

• Facture électronique au format Factur-X et capacité à passer par une plateforme agréée, selon le calendrier de la réforme.
• Dépôt des factures aux clients publics sur Chorus Pro.
• Signature électronique conforme au règlement eIDAS.
• Hébergement des données dans l'Union européenne, contrat de sous-traitance RGPD, export complet de vos données à tout moment.
• Numérotation continue des factures et archivage dans la durée.

4. Les questions à poser à chaque éditeur

Posez les mêmes questions à tous, et notez les réponses dans un tableau.

• Quel est le prix total pour mon équipe, modules compris, la première et la troisième année ?
• Y a-t-il un engagement de durée ? Comment se passe une résiliation ?
• Puis-je importer mes clients et ma bibliothèque de prix existants ?
• Le téléphone fonctionne-t-il sans réseau sur le chantier ?
• Qui répond au support, par quel canal et dans quel délai ?

5. Comment BatiPlus répond à ce cahier des charges

BatiPlus couvre les clients, devis, chantiers, planning par demi-journée, pointage GPS avec mise en file sans réseau, documents, contrôles qualité et réserves, ainsi que la facturation électronique en module. Le socle coûte 29 € HT par mois, sans engagement, avec 14 jours d'essai sans carte bancaire. Utilisez ce cahier des charges pendant l'essai pour vérifier chaque point sur un vrai chantier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour rédiger un cahier des charges ?

Une demi-journée suffit pour une TPE si vous partez de vos tâches réelles. Faites-le relire par la personne du bureau et par un chef d'équipe.

Faut-il un cahier des charges pour une petite entreprise ?

Oui, même court. Il évite de choisir sur une démonstration bien menée un outil qui ne gère pas vos situations de travaux ou votre pointage.

Quels critères sont obligatoires ?

La facture électronique (Factur-X) selon le calendrier de la réforme, Chorus Pro pour les clients publics, une signature eIDAS si vous signez en ligne, et le respect du RGPD.